Como Automatizar Processos de Prestação de Serviço

A automatização dos processos auxilia na diminuição de erros, aumenta a produtividade da equipe, sendo essa uma ótima estratégia para sua corporação. No entanto, o primeiro passo para automatizar é entender como funciona os processos da sua empresa, sendo necessário mapeá-los para que sejam identificadas tarefas manuais, gargalos e inclusive revisar o processo para que possa também se adequar, visto que, por vezes o processo possui diversas etapas prevista, porém, a execução tem sido diferente. 

Ao finalizar o mapeamento, é possível encontrar demandas que podem ser automatizadas, por exemplo, entrar em contato com o cliente no dia seguinte do envio da proposta, essa demanda poderia ser feita automaticamente para que não seja necessário o colaborador criar uma tarefa e enviar uma mensagem no dia referido. 

A automatização é realizada por ferramentas especializadas, atualmente, existem diversas opções no mercado, como CRM, Sistema de Gestão Inteligente, RPA (Automação Robótica de Processos), BPM, Chatbots e muito mais. Para realizar uma escolha assertiva, é necessário compreender a necessidade da sua empresa, visto que cada solução possui suas funcionalidades e objetivos, sendo assim, encontre uma solução que esteja alinhada com a sua corporação. 

Um fato importante no momento da seleção do sistema é que ele seja integrável com outros, visto que proporcionará a centralização de informações e com isso, reduzirá a quantidade de equívocos nos dados, duplicidade e estará acessível a poucos cliques, conforme permissão de acesso. 

Alguns sistemas disponibiliza a implementação com soluções de Chatbot, por exemplo, que é uma estratégia muito eficiência, visto que agilizará o atendimento ao cliente, realizando perguntas de triagem para que o atendente já esteja em posse de algumas informações para otimização do tempo de análise e resolução da demanda apresentada. 

Os softwares, além de apresentar funcionalidades que aumentarão a produtividade da sua equipe, também precisa de fornecer segurança quanto aos dados inseridos. Em sua grande maioria, o sistema tem acesso utilizando a internet, visto que são SaaS e contam uma estrutura confiável, no entanto, cabe entender os procedimentos de segurança oferecidos. 

Para que a automatização seja bem-sucedida, é interessante que sua equipe seja envolvida no processo de validação e treinamento do sistema, pois é importante que eles visualizem os benefícios da utilização e que tenha aderência para o dia a dia. É vital que haja um acompanhamento das equipes e dos resultados apresentados. 

Vale ressaltar que os processos precisam ser revisados periodicamente para que esteja adequado tanto com a realidade dos vendedores, como com a estratégia de relacionamento com cliente desenvolvida. 

Essa automatização proporcionará para sua empresa uma vantagem competitiva, visto que seus colaboradores estarão dedicados nas estratégias e não focados nas atividades burocráticas e manuais. Sendo assim, é um ótimo investimento que fornecerá aumento de produtividade, redução de erros e integrará os departamentos da sua empresa, a depender da solução escolhida. 

O Ilumimais é o sistema voltado para o prestador de serviço que fornece uma solução do pré ao pós-venda, do comercial ao suporte. Integramos com diversos sistemas, fornecemos dashboards e muito mais. 

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