O que é Workflow e como organizá-lo?
Pode ser comum no meio que você convive, a utilização do termo “workflow”, mas você sabe o que significa?
Workflow, traduzido para o português quer dizer, fluxo de trabalho. Ele inclui todos os processos de uma empresa, por exemplo, em uma gestão comercial o processo é o primeiro contato com lead até o pós-vendas.
A importância de possuir este fluxo organizado é que há mais garantia de sucesso no processo, diminuindo cada vez mais as chances de erro. Inclusive, a otimização deste fluxo será mais fácil.
Mas como é esse processo no dia a dia?
Para que seu serviço seja entregue com qualidade e tranquilidade para seu cliente é importante que todo o processo seja passado exatamente como consta no fluxo, pois dessa forma há sincronia com todas as pessoas a respeito da passagem de tarefas.
Esse fluxo pode ser tanto manual como automatizado.
E quais são as vantagens?
- Os processos são mais ágeis pois o processo já foi estabelecido com antecedência, quando algum serviço surge, todos já sabem o caminho a seguir e assim fica mais rápido a entrega ao seu cliente, sendo o mesmo com a alta qualidade.
- Menor possibilidade de erro, pois o caminho já foi definido, restando aos funcionários seguir o que foi orientado. Dessa forma as pessoas também possuem um checklist, que permite verificar cada item a ser feito.
- Torna o processo de decisão melhor e mais assertivo
- Melhor organização das funções de cada equipe e consequentemente mais produtividade, porque quando está estabelecido todo fluxo de trabalho se estabelece também cada função de cada funcionário e de cada equipe, então quando surge a demanda, cada uma já sabe exatamente o que fazer e conhecem cada passo a se seguir, fazendo uma espécie de linha de produção. Tendo isso definido, consequentemente a produtividade e fluidez aumenta.
- Interação entre as equipes, como dito acima, cada equipe sabe sua função, logo o nível de interação aumenta ao mesmo tempo que os desentendimentos diminuem pois há clareza em todo processo.
- Comunicação interna eficaz, pois as informações são padronizadas, dessa forma não há ruído na comunicação. Caso haja incompreensão da parte de alguém, basta que a dúvida seja pronunciada que será sanada o mais breve possível.
Sendo possível utilizar um software para esses processos, o que tende a melhorar o que já foi desenvolvido, pois são automatizados, tornando cada vez mais ágil e assertivo cada passo a ser dado.
E como montar um workflow?
Primeiro será necessário compreender o passo a passo do processo como um todo, como funciona toda a empresa por dentro. Porém não basta somente compreender, é necessário descrever.
Depois será necessário estabelecer os responsáveis, pois a empresa é dividida por equipes/departamentos.
Em seguida precisará ter todas as tarefas divididas, ou seja, quando uma demanda surge, qual é o procedimento a ser seguido, e em especial qual o primeiro passo? Partindo dessa informação, descreva todo o processo.
Para finalizar, é necessário estabelecer qual a última ação ou tarefa a ser feita que encerra o processo.
Uma boa forma de visualização desse workflow é em forma de organograma. Pois conseguirá ter uma noção de todo processo da empresa.
O Ilumimais CRM compreende seu workflow e se adapta a ele, fazendo com que haja mais produtividade e assertividade entre os colaboradores. Consequentemente acarreta o aumento de vendas.
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