Como funciona um projeto de implantação do Sistema de Gestão

Toda empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, precisa realizar a gestão de equipe, produtividade empresarial, relacionamento com cliente e de dados. Sendo assim, a utilização de sistemas tem facilitado este gerenciamento, principalmente os softwares de Gestão Inteligente. 

Para realizar esse processo, é necessário que seja envolvida uma equipe, ou pessoas específicas para que acompanhem todo o procedimento. Não é preciso que as atividades sejam interrompidas, mas sim adequadas a essa nova realidade. Essa é uma dificuldade da qual muitas empresas enfrentam, visto que as pessoas não compreendem a necessidade, relevância e os benefícios de se ter esse sistema. Vendo apenas como uma perda de tempo. Para que isso não corra, antes de iniciar o processo de busca, converse com o time, apresente as vantagens que serão alcançadas e a importância para empresa e para os colaboradores. 

Busque qual é o melhor software para sua empresa, tendo em vista que cada um tem sua especialidade, sua força, porém também a sua fraqueza. Existem os generalistas, especialistas, que gerenciam vendas e todo comercial, outros que fazem a gestão até contrato, alguns são focados em análises, outros em atendimento, as possibilidades são infinitas.  

Informe-se de tudo antes de decidir qual sistema quer implantar na sua empresa. Verifique os clientes que ele possui, o que as pessoas dizem sobre ele e peça uma simulação para entender de uma maneira mais palpável. Certifique-se da integração que o sistema faz, para que, se possível, manter as ferramentas, como por exemplo de e-mail marketing a captação de lead. 

A geração de relatórios e dashboards são de extrema importância para melhor visualização e tomada de decisão da gestão das equipes e da empresa, dessa maneira, é importante que seja verificado se o sistema possui ou se tem a possibilidade de incluir e personalizar. 

É importante frisar que o sistema é a ferramenta, porém é necessário criar uma estratégia de relacionamento com cliente para obter os melhores resultados e gerar a melhor experiência possível para seu cliente. 

O primeiro passo para uma implantação é o conhecimento. É necessário que entenda sobre a empresa que pretende contratar para fazer as devidas configurações e defender como o sistema pode agilizar o processo, otimizando custo e aumentando a produtividade. 

Sendo assim, é possível seguir com o processo e apresentar o cronograma, com as entregas e responsabilidades de cada empresa e dar as devidas orientações. Após isso, é necessário adequar o sistema com as configurações específicas para aquele cliente. Tem concluído essa etapa, é possível fazer a simulação e se preciso for, fazer algumas alterações. Estando tudo ok, já é possível treinar com a equipe completa, liberar para simulações e dúvidas e seguir com o uso do sistema. 

Em todo processo, desde que se é um lead até se tornar cliente, é necessário que acompanhe e monitore para que tudo saia melhor do que o planejado. Esteja atento para conseguir ter o tempo de reação a cada ação que vier a ocorrer. 

É interessante que durante o processo sejam lembradas as vantagens que a empresa irá adquirir com a implantação, porém caso haja alguma dificuldade, não haverá o pensamento de desistir logo. Visto que, implantar um sistema requer esforço e dedicação de ambas as partes. Dentre os benefícios, temos a redução de custo, aumenta a retenção de cliente e a margem de lucro, melhora o relacionamento com cliente e a produtividade das equipes. 

Sendo assim, o processo de implantação completo pode ter uma duração média de 45 dias, sujeito a alterações pois há variantes no proceso, visto que envolve pessoas e tecnologia. 

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