Como funciona a gestão de contrato?
A gestão de contrato é responsável pelo acompanhamento dos contratos, saber se está sendo cumprido, se está no momento de renovação, encerramento, manutenção. Mas também é responsável pela criação do contrato, incluindo as formas de pagamento e afins, até a execução e manutenção dele.
O contrato é o documento com validade jurídica que estabelece as relações entre duas empresas, incluindo as obrigações e deveres de cada um, algo que deve estar bem explícito, se possível conte com um advogado para que valide e certifique que o contrato está abrangendo tudo que é necessário para que não haja brechas e frases não bem elaboradas que gere confusão na interpretação. Ou seja, a gestão desse documento é crucial para a empresa.
Sendo assim, é função do gestor de contrato manter a padronização dos contratos, armazená-los para melhor acompanhamento e controle, tendo uma visão 360% dessa área e saiba como está a empresa em relação a área de contratos. Inclusive, com base nos contratos é possível ter uma previsibilidade de como estará a empresa nos próximos meses.
Etapas da Gestão de Contrato
Elaboração do Contrato: nessa etapa são revisitadas todas as particularidades do contrato, como tipo de contrato, serviço contratado, forma de pagamento, vencimento, condição de pagamento, se há necessidade de edição de cláusulas. Cabe a revisão de gramática e ortografia, porém se utiliza um sistema de gestão, o contrato já vem como padrão sendo editável somente as particularidades do contrato, como cnpj, responsável pela conta, razão social e dados específicos.
Aprovação ou negociação: o contratante revisa o contrato e pode questionar alguma cláusula ou apontamento, solicitando alterações. Há sistemas que contemplam a parte de aprovação, na qual o contrato pode ser submetido à aprovação jurídica da empresa antes da assinatura. Se for de fornecedor, ele envia o feedback do contrato dentro da própria plataforma ou se for de cliente e o jurídico aprovar a modificação desejada, o contrato já é editado. Registrando o histórico de versões de documentos.
Assinatura: após, se aprovado por ambas as partes, o contrato é submetido a assinatura, sendo assim, ele pode ser impresso, assinado e scaneado ou pode ser assinado digitalmente. O sistema de gestão de contrato pode conter integração com algumas plataformas de assinaturas digitais, ou seja, pode ser enviado para assinatura e ter um retorno do documento assinado dentro do sistema de gestão.
Armazenamento e execução: após o documento ser assinado, ele precisa ser armazenado e colocado em execução, cabendo a fiscalização de ambas as partes o cumprimento do contrato. Este armazenamento precisa ser acessível para ágil conferência e também para o caso de reajuste de contrato que possuem o prazo indeterminado ou superior a um ano, visto que precisará realizar o reajuste e notificar o contratante do valor reajustado. Podendo ocorrer também o encerramento de um contrato, conforme previsto pela prestação de serviço ou caso uma das partes perca o interesse em seguir com o contrato.
Sendo assim, o gerenciamento do contrato vai desde o momento da contratação até a execução, reajustes e encerramentos. É preciso estar sempre atento para que saiba a real situação contratual da empresa. Tendo em vista que, por vezes, o gerenciamento ocorre com diversos contratos e precisa acompanhar cada um, saber os status, datas, pagamentos, cumprimento das obrigações e deveres é importante contar com um sistema de gerenciamento.
Além de toda responsabilidade jurídica de estabelecer um relacionamento saudável entre as duas empresas, cabendo a cada empresa cumprir com os seus respectivos compromissos e deveres e tudo deve estar muito bem escrito e definido nos contratos para que haja prejuízo no relacionamento.
Vale ressaltar que após um contrato finalizado, ele pode sofrer alterações, ou seja, pode ser necessário incluir aditivos no contrato e eles também precisam ser revisados pelo jurídico, assinados e armazenados, tendo em vista que essas alterações podem impactar no valor do contrato.
Com intuito de padronizar todo esse processo, além de agilizá-lo, gerenciar as informações, armazenar os contratos, realizar o reajuste de acordo com o índice e te notificar o prazo de reajuste e encerramento, além de ser integrado com o assinador digital, entendemos a importância do relacionamento com seu cliente, criamos o Ilumimais, que conta com uma gestão de cláusulas e aprovações para que você consiga gerenciar desde o seu primeiro contato, até a gestão de contrato, incluindo a geração de pedido e integração com ERP. Temos um sistema completo, especialista no segmento de prestação de serviço que pratica venda consultiva. Agende uma demonstração, é gratuito.